Rätt att kräva lönespecifikation på papper i stället för digitalt?

28 januari 2019

Rätt att kräva lönespecifikation på papper i stället för digitalt?

Fråga: Sedan GDPR började gälla kan vi bara skicka lönespecifikationer till de anställda via KIVRA i vårt lönesystem, annars blir det lönespecifikationer på papper. Nu när vi även ska skicka kontrolluppgifter till de anställda varje månad känner vi att det blir mycket papper och kuvert för oss varpå vi ber våra anställda att ansluta sig till KIVRA. Några vägrar att göra detta utan säger att de vill ha sina lönespecifikationer på papper varje månad. Kan de anställda kräva att få lönespecifikationer och kontrolluppgifter på papper från sin arbetsgivare? Eller kan vi som arbetsgivare säga att antingen får ni dessa uppgifter via KIVRA eller inte alls?

Svar: Enligt de nya reglerna gällande AGI ska en anställd få information om vilka uppgifter som lämnats angående denne, senast den dag arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. Detta för att den anställde ska kunna kontrollera det som rapporteras in till Skatteverket och korrigera eventuella felaktigheter. Denna skyldighet kan du som arbetsgivare uppfylla genom att du på lönespecifikationen noterar vilka uppgifter som lämnas till Skatteverket. Så du behöver alltså inte skicka två olika papper varje månad.

Däremot vad gäller lönespecifikationerna finns det inom arbetsrätten ingenting som reglerar rätten till dessa. Arbetsgivaren är inte enligt lag skyldig att ge ut en lönespecifikation. I kollektivavtal kan det dock finnas sådant som gör att en sådan skyldighet finns. Så gå till ditt kollektivavtal och se om det står något där om lönebesked och utgå ifrån hur det avtalet säger hur dessa skall tillhandahållas din personal.

Jag skulle råda dig att i framtiden avtala med dina anställda hur de kommer att få sina lönespecifikationer/kontrolluppgifter redan i anställningsavtalet så det inte blir några frågetecken.

Petra Örjegren, auktoriserad redovisningskonsult